I servizi Google - li conosci tutti? Parte 2

Google, non solo un motore di ricerca, ma un vero e proprio strumento di lavoro!

Li usiamo tutti i giorni o quasi, dal PC o dal telefonino. Ma quanti di noi sanno quanti e quali servizi aggiuntivi offre Google? Gmail, Calendar, Documents, Maps, Google Earth e Drive sono solo alcuni dei nomi che circondano l'universo Google. Noi vi accompagneremo in un viaggio a tappe attraverso alcuni di questi. Ecco la seconda parte.

Drive, una comoda cartella per conservare i nostri file ovunque andiamo, comprensivo di una gratuita suite di applicazioni per l'uffi

Nella prima parte del nostro viaggio alla scoperta dei servizi "Google", abbiamo spiegato come creare un account e siamo andati a dare uno sguardo a "Gmail". Oggi vedremo invece come potremo accedere ad una nostra cartella documenti personale in "Cloud" e gestirla, ovunque ci troviamo.

Sappiamo bene che per portare in giro i nostri file possiamo utilizzare le pratiche ed economicissime penne USB. Purtroppo però essendo piccoli dispositivi molto delicati, spesso di plastica, possono rompersi, venire smarrite o dimenticate proprio nel giorno in cui dovremo consegnare i nostri lavori.

Google Drive: una cartella in cloud dentro cui potremo archiviare tutti i nostri file.

Come per "Gmail", accediamo a "Drive" dall'icona a quadratini in alto a destra direttamente su qualunque pagina appartenenete a "Google" oppure andiamo su http://drive.google.com

Quello che ci troveremo davanti altri non è che la nostra cartella, di ben 15GB totalmente gratuiti, ma che potremo facilmente espandere a prezzi estremamente convenienti. Basti pensare che per ben 2TB il costo è di soli 10 CHF al mese! Considerato che non dovremo più preoccuparci di portare in giro un dispositivo USB rischiando di perderlo o di romperlo, e che, come andremo a vedere tra poco, ci faciliterà di molto la condivisione e la gestione dei file è un prezzo più che abbordabile.

Una volta aperto "Drive" potremo semplicemente trascinarci dentro i nostri file, che siano file Word, Excel, video o musica, "Drive" archivia tutto. Per comodità però, al primo accesso ci verrà consigliato di scaricare l'applicazione apposita (per Windows o Mac) e di installarla. Il programma di installazione creerà una cartella denominata "Drive", che sarà l'equivalente di quello che abbiamo visto poco fa sulla pagina web. Tutti i file che andremo a metterci dentro, verranno automaticamente inviati sul server e potremo quindi utilizzarla come cartella di lavoro, per archiviarci le nostre lettere, fatture o qualunque altra cosa.

Avremo quindi anche un comodo backup dei nostri file sul server di Google. Qualora il nostro PC dovesse avere un guasto, tutti i file contenuti nella cartella "Drive" saranno completamente recuperabili in qualunque momento, accedendo alla pagina web o reinstallando l'applicazione "Drive" sul nostro nuovo PC o Mac.

Altra funzionalità estremamente comoda di "Drive" è la condivisione dei file che permette di lavorare in più persone sugli stessi documenti. 
Dalla pagina web potremo fare click con il  tasto destro del mouse su qualunque file o cartella e cliccare "condividi" per poi selezionare le persone con le quali effettuare la condivisione, oppure "Ottieni link condivisibile" per ottenere un link da incollare via messaggio, oppure email, e inviare a tutte le persone interessate. Potremo avere quindi una cartella condivisa con i nostri amici o colleghi con cui lavorare, naturalmente con la possibilità di assegnare permessi di lettura o scrittura su ogni file.
Non solo, potremo anche concedere di lasciare soltanto note e commenti sui file, che compariranno rispettivamente in "Google Documenti" (l'equivalente di Word) o "Fogli Google" (simile a Microsoft Excel) quando lo riapriremo.

Non abbiate paura di sperimentare e studiare questi nuovi strumenti; se lascerete per un attimo il vostro puntatore su qualunque icona, un breve testo ve ne spiegherà la funzione.

Come avevamo accennato nell'incipt di questo articolo, "Drive" include anche la possibilità di utilizzare una pratica suite di applicazioni per l'ufficio gratuite come se stessimo usando il classico Office. Ci viene infatti data anche la possibilità di modificare direttamente i nostri file dalla pagina web, senza necessariamente possedere applicazioni come Word o Excel.
Se per esempio cliccheremo con il tasto destro su una lettera in formato .doc, potremo infatti selezionare "Apri con..." e poi "Google Documenti". E voilà, ora il nostro file è modificabile proprio come stessimo usando Word!

Per i file di tipo Excel invece, troveremo "Fogli Google". Cliccando invece sul pulsante "+ Nuovo" in alto a sinistra, oppure facendo click con il tasto destro in un qualunque punto vuoto della cartella, potremo andare a creare una nuova cartella o un nuovo file dei formati che abbiamo indicato o di altri.

Grazie a "Drive" e alle altre applicazioni di "Google" potremo infatti creare presentazioni, disegni e molto altro, gratuitamente e da qualunque computer. Qualora dovessimo invece cancellare accidentalmente un file non avremo nulla di cui preoccuparci. "Drive" ha anche un cestino, che non viene mai svuotato automaticamente. Qualunque file cancellato rimane ugualmente accessibile anche nel cestino, disponibile nel menu a sinistra. Ci basterà fare un click con il tasto destro e selezionare "Ripristina", per riportare il file nella sua collocazione originale.

Come per "Gmail", "Drive" è disponibile anche per smartphone ed è utilizzabile in tutte le sue funzioni anche sui nostri dispositivi portatili, compresi "Google Documenti" e "Fogli Google". Per cui possiamo sempre utilizzare il nostro smarphone per consultare i nostri documenti, le nostre lettere, fatture, presentazioni o altro, addirittura modificandoli quando ci troviamo ad esempio su un mezzo pubblico e senza dover per forza essere seduti al nostro PC.

Se ripensiamo alla prima tappa del nostro viaggio, è facile comprendere come possa diventare semplice lavorare gratuitamente con i soli "Gmail" e "Drive", in qualunque posto saremo, dal nostro smartphone o da qualsiasi PC o Mac che avremo sottomano. Con "Gmail" abbiamo accesso completo alla nostra casella email in ogni sua funzione, con "Calendario" un'agenda con i nostri impegni condivisibile con i colleghi, con "Keep" un comodo blocco note, con "Tasks" una nostra checklist di compiti sempre sott'occhio, e con "Drive" una nostra cartella documenti personale sempre accessibile con tanto di suite di applicazioni per l'ufficio.

Con un po' di pratica e di abitudine noteremo di quanto tempo possiamo risparmiare utilizzando questo tipo di servizi in "cloud", senza dover continuamente spostarci da casa a ufficio per leggere le nostre email o trasferire file da computer a disco esterno per poi magari prestarlo a qualcuno. In pochi click e qualche colpo di pollice sul nostro smartphone riusciremo a risparmiarci tanti sportamenti e tanti grattacapi.

Ci risentiamo presto per continuare la nostra avventura alla scoperta di "Google"!

Olivier E., 3 giugno 2020